Assalamu’alaikum wr wb,
Apakabar sahabat ayahucuB dimanapun anda berada, semoga keselamatan selalu menyertai kita semua…aamiin ya rabbal ‘alamiin.

Kali ini saya akan melanjutkan berbagi pengetahuan tentang ‘7 habits’ Episode ke-5. Di sini saya akan membahas tentang Kebiasaan ke-3 dari 7 Kebiasaan Manusia Yang Sangat Efektif, yaitu Dahulukan YANG UTAMA.
Apa yang dimaksud dengan Dahulukan YANG UTAMA, Mengapa Kebiasaan Dahulukan YANG UTAMA itu Penting, Bagaimana caranya Dahulukan YANG UTAMA? Mari kita mulai pembahasan.

Episode 05 – Kebiasan ke-3 Dahulukan Yang Utama

Sejenak coba anda tuliskan jawaban singkat atas pertanyaan ini:

• Apakah 1 HAL yg dapat anda kerjakan (saat ini belum anda kerjakan) yg jika anda kerjakan secara konsisten akan membuat perbedaan POSITIF yang luar biasa pada hidup anda?
• Apakah 1 HAL dalam bisnis atau profesi anda yg akan memberikan hasil serupa?

Sebelum membahas jawaban atas 2 PERTANYAAN tersebut, kita bahas perspektif KEBIASAAN KE-3 buah dari KEBIASAAN KE-1 dan KEBIASAAN KE-2.

• KEBIASAAN KE-1, anda menyadari bahwa “ANDALAH SI PENCIPTA”, di sini anda menggunakan KESADARAN DIRI, SADAR memiliki 4 ANUGERAH unik (Kesadaran Diri, Imajinasi, Suara Hati, Kehendak Bebas).
• KEBIASAAN KE-2, anda menciptakan “CIPTAAN PERTAMA”, ciptaan MENTAL, Misi Hidup, di sini anda menggunakan IMAJINASI dan SUARA HATI.
• KEBIASAAN KE-3, anda menciptakan “CIPTAAN KEDUA”, ciptaan FISIK, Karya, di sini anda menggunakan KEHENDAK BEBAS.

MANAJEMENkan dari KIRI, PIMPINLAH dari KANAN

KEKUATAN DARI KEHENDAK BEBAS

Kehendak Bebas adalah kemampuan untuk mengambil keputusan dan membuat pilihan bertindak sesuai dengan keputusan dan pilihan tersebut, bukan menjadi sasaran tindakan.

Tingkat sejauh mana kita telah mengembangkan KEHENDAK BEBAS dalam kehidupan sehari-hari diukur melalui INTEGRITAS Pribadi kita.

INTEGRITAS adalah Nilai yg kita berikan pada diri sendiri. Kemampuan untuk menjalankan apa yg kita katakan. Selaras antara perkataan dan perbuatan. Inti dari pertumbuhan PROAKTIF.

Manajemen adalah ‘mendahulukan yang utama’, Kepemimpinan adalah memutuskan apa saja “hal hal yang utama“.

1 denominator (rahasia) yg dimiliki oleh semua orang sukses bukanlah kerja keras, nasib baik, atau hubungan yg baik, tetapi MENDAHULUKAN YG UTAMA.

Orang Sukses mempunyai kebiasaan mengerjakan hal-hal yang tidak suka dikerjakan oleh Orang Gagal. Mereka belum tentu suka mengerjakannya.

Mereka hanya memiliki Kekuatan Tujuan.

– E. M. Gray

4 GENERASI MANAJEMEN WAKTU

Perbedaan Generasi III dan IV adalah:

• Generasi III lebih ke mengelola waktu, manajemen waktu. Generasi IV lebih ke mengelola diri, manajemen diri.
• Generasi III berbasis Perencanaan Harian. Generasi IV Perencanaan Mingguan.
• Generasi III fokus di benda dan waktu. Generasi IV fokus pada hubungan manusia dan hasil, memelihara keseimbangan P (Produk)/KP (Kemampuan Produksi), keseimbangan mendapatkan ‘hasil’ dan memelihara ‘yang menciptakan hasil’, keseimbangan mendapatakan ‘telur emas’ dan  merawat ‘angsanya’.

KEAHLIAN I – MANAJEMEN WAKTU

Fokus manajemen Generasi IV bisa dilihat pada matriks manajemen waktu di bawah ini. Matriks bagaimana kita biasanya menghabiskan waktu kita. Genting artinya butuh perhatian segera, mendesak, urgent. Penting artinya ada hubungannya dengan hasil, dengan nilai nilai hidup, dengan misi hidup, dengan prioritas tertinggi kita.

1. Matriks MANAJEMEN Waktu

Kuadran I

Aktivitas pada Kuadran I adalah aktivitas yang terbatas waktu, segera, krisis, masalah, darurat. Aktivitas yang harus segera dijalankan (DO). Selama kita hanya Fokus pada Kuadran I, maka Kuadran I ini menjadi semakin besar dan dominan. Aktivitas Kuadran IV biasa menjadi pelarian orang yang fokus di Kuadran I. Sangat menguras energi.

Kuadran III

Aktivitas pada Kuadran III adalah aktivitas yang Mendesak tetapi Tidak Penting. Kadang orang terjebak di Kuadran III ini karena ia berpikir sedang berada di Kuadran I. Dan biasanya kemendesakannya  didasarkan pada prioritas dan harapan orang lain. Jika bisa didelegasikan, delegasikanlah segera (DELEGATE).

Kuadran IV

Aktivitas pada Kuadran IV adalah aktivitas yang Tidak Mendesak dan Tidak Penting. Biasanya orang yang fokus dominannya berada di Kuadran IV adalah orang yang tidak bertanggung jawab, tergantung dengan orang lain, reaktif, tidak memiliki tujuan. Banyak menghabiskan waktu untuk hal hal yang tidak bermanfaat. Kurangi aktivitas pada Kuadran IV apabila anda ingin sukses (ELIMINATE).

Kuadran II

Aktivitas pada Kuadran II adalah aktivitas yang Tidak Mendesak tetapi Penting. Membuat perencanaan (PLAN), menjalin silaturahmi, hubungan yang baik, mengantisipasi resiko, melihat peluang, mengasah gergaji, ibadah, meningkatkan kompetensi, berbagi pengetahuan, coaching. Perencanaan dapat membantu kita dalam mengefisiensikan waktu dan sumber daya.

Bayangkan bila anda seorang pengusaha kue. Anda tidak merencanakan pembelian bahan bahan kue sebelumnya. Hanya menggunakan feeling, ‘Beli mentega ah, sepertinya sudah habis’. Sesampainya di rumah dan dalam proses membuat kue ternyata ada bahan yang kurang, tidak ada susu dan ragi. Saat itu malam hari dimana toko sudah pada tutup. Bahan sudah dicampur di mixer. Besok pagi pagi sekali kue harus diantar ke konsumen. Dan endingnya adalah kekecewaan konsumen.

Banyak kejadian kejadian lain yang apabila tidak ada Perencanaan yang baik bisa berakibat tidak baik.

Orang orang yang EFEKTIF:

• sebagian besar waktunya berada di luar Kuadran III & IV, karena GENTING atau tidak, hal tersebut memang tidak PENTING,
• mengurangi waktu di Kuadran I dengan menghabiskan banyak waktu di Kuadran II,
• pikirannya tertuju pada PELUANG bukan MASALAH.

Masih ingat pertanyaan di awal tadi yang diminta untuk direnungkan? Nah sekarang coba kembali ke 2 PERTANYAAN awal tadi, ‘Apakah 1 HAL yg dapat anda kerjakan (saat ini belum anda kerjakan) yg jika anda kerjakan secara konsisten akan membuat perbedaan POSITIF yang luar biasa pada hidup anda atau pada bisnis anda?‘ Masuk dalam Kuadran manakah 1 hal tersebut?

Aktivitas KUADRAN II memiliki dampak yang membuat perbedaan POSITIF yang luar biasa dalam hidup anda. Temukan Kuadran II anda. Setelah anda menemukan, gunakan alat (organizer) untuk mengelola aktivitas anda yang berbasis Kuadran II.

2. Alat KUADRAN II

Sebuah Organizer Kuadran II perlu memenuhi 6 kriteria penting:

1. Koheren, menyatukan aturan, tujuan dan prioritas.

2. Seimbang, menjaga berbagai aturan/tugas sebelumnya, sehingga tidak diabaikan.

3. Fokus pada kuadran II, Prioritas Mingguan, kuncinya adalah tidak memprioritaskan apa yang ada dalam jadwalmu, tapi menjadwalkan prioritasmu.

4. Dimensi orang, pikirkan efisiensi ketika berkaitan dengan barang, namun pikirkan efektivitas ketika berkaitan dengan orang. Adakalanya jadwal perlu menyesuaikan apabila berhubungan dengan orang.

5. Fleksibilitas, organizer harus sesuai dengan gaya kita atau kebutuhan kita.

6. Portabilitas, ringkas, mudah dibawa kemana mana.

Pengorganisasian Kuadran II memerlukan 4 aktivitas utama dalam periode Mingguan:

1. Identifikasi Peran, peran apa yang kita ambil dalam 1 minggu kedepan.
2. Memilih Sasaran, pilih 2 atau 3 hasil penting yang harus dicapai pada setiap peran selama 1 minggu ke depan.
3. Jadwal/Delegasi, atur blok waktu dalam 7 hari ke depan untuk mencapai sasaran yang kita pilih.
4. Pengadaptasian Harian, dengan mengorganisasi secara mingguan, perencanaan harian lebih kepada menetapkan prioritas aktivitas dan pemberian respon terhadap kejadian, hubungan dan pengalaman yang tidak terduga dengan lebih fleksibel.

Urutan praktisnya adalah pertama fokus pada hubungan-hubungan (relasi antar pribadi) dan kedua fokus pada waktu, karena orang lebih penting dari pada benda.

Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada contoh Organizer Kuadran II, Lembar Kerja Mingguan di bawah ini.

Contoh Lembar Kerja Mingguan

KEAHLIAN II – DELEGASI

Pengorganisasian Jangka Panjang

Pengorganisasian Mingguan

1. Delegasi Pengurusan (AMANAH)

• Pengurusan berarti Pekerjaan dengan KEPERCAYAAN
• Fokus pada HASIL, SDM yang memilih METODE sendiri
• Memerlukan suatu kejelasan, saling perngetian di awal dan komitmen kepada harapan dalam lima area:
  1. Hasil yang diinginkan, tetapkan tujuan akhirnya, apanya bukan bagaimana mencapainya
  2. Patokan/Arahan, beri arahan prinsip dan batasannya
  3. Sumber Daya, siapkan sumber daya pendukungnya
  4. Penilaian, tetapkan standard kinerja dan waktu evaluasi bersama
  5. Konsekuensi, tetapkan ‘buah’ nya, risk and reward

Kisah Stephen Junior

Kisah Stephen Junior ini menggambarkan contoh penerapan tipe Delegasi Pengurusan.

Dalam rapat keluarga, diputuskan pembagian tugas, Stephen kecil (7 tahun) mendapat tugas ‘Mengurus Pekarangan’. Ayah melatih terlebih dahulu Stephen secara menyeluruh agar mendapatkan gambaran jelas pekerjaannya. Target BERSIH dan HIJAU (Hasil yang diinginkan). Ayah menjelaskan definisi dari Bersih dan Hijau (Patokan/Arahan). Ayah memberi tahu peralatan apa saja yang akan dia butuhkan, alat siram, ember, selang (Sumber Daya). Ayah juga menjelaskan bahwa Stephen adalah Bosnya. Ayah dalam hal ini adalah pembantu Stephen. Setelah memastikan Stephen praktek dan paham. Ayah melepas Stephen untuk bertanggung jawab. Ayahnya berkomitmen akan menambahkan uang saku apabila Stephen berhasil menjalankan amanahnya (Konsekuensi).

Setelah seminggu berlalu Stephen tidak melakukan apapun. Ayah mengajaknya keliling pekarangan untuk melihat hasil kerja Stephen (Penilaian). Stephen menangis karena ia mengalami kesulitan, ‘Susah sekali ayah.’
Ayah berkata, ‘Ada yg bisa ayah bantu.’
Stephen, ‘Ayah mau?’.
Ayah, ‘Kesepakatan kita kan ayah sebagai Pembantumu. Ayah sempat sekarang.’

Akhirnya Stephen bergegas untuk menyelesaikan Tugasnya. Dan selanjutnya ia bisa melakukannya sendiri, paling hanya meminta bantuan ayah sesekali. Bahkan ia memarahi kakak adiknya yang buang sampah sembarangan. Itulah KEKUATAN KEPERCAYAAN.

KEPERCAYAAN adalah bentuk tertinggi dari MOTIVASI manusia.

2. Delegasi Suruhan (MANDOR)

• “Kerjakan ini, beritahu ketika sudah selesai!”
• Fokus pada METODE, BAWAHAN harus mengikuti langkah langkah kerja yg ditentukan ATASAN
• ATASAN bertanggung jawab sendiri atas hasilnya
• Pengawasan 1 lawan 1 terus menerus

RANGKUMAN

1. Dua KEAHLIAN Penting Dalam Manajemen Pribadi

2. Pasir, Batu, dan Kerikil

Bagaimana urutannya memasukan Pasir, Batu, Kerikil agar Toples dapat terisi paling penuh?

• BATU ibarat hal hal yg PALING PENTING dalam hidup, seperti KESEHATAN, KELUARGA.
• KERIKIL ibarat hal hal yg membuat hidup anda NYAMAN, seperti PEKERJAAN, RUMAH, MOBIL.
• PASIR ibarat hal hal yg TIDAK TERLALU PENTING dalam hidup.

Jika PASIR masuk terlebih dahulu, maka tidak ada ruang untuk BATU dan KERIKIL.

Perhatikan segala sesuatu yang penting demi kehidupan yang bahagia. Prioritaskan kehidupan Anda sekarang dan bedakan antara ‘batu’, ‘kerikil’, dan ‘pasir’.

Demikian penjelasan tentang episode ‘Kebiasaan ke-3, Dahulukan Yang Utama‘ yang dapat saya sampaikan. Semoga bermanfaat dan bisa menjadi tambahan pengetahuan bagi sahabat. Lebih kurangnya mohon maaf.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh…

https://biolinky.co/ayahucub